Yıllık İzin Takip Çizelgesi bir işletmede görev alan çalışanların yıllık ücretli izin taleplerinin takibi için düzenlenen bir belgedir. Resmi Muhasebe mevzuatında veya SGK mevzuatında yer alan zorunlu belgelerden biri değildir fakat iç denetim açısından kullanılması faydalı olmaktadır.
Genel olarak Sosyal Güvenlik Mevzuatına uygun biçimde her çalışanın ücretli yıllık izin ve ücretsiz izin hakları bulunmaktadır. Bir çalışan göreve başladıktan ücretsiz izinler ve raporlu süreler haricinde bir tam yıl görev aldıktan sonra ücretli izin hakkı vardır.
Ücretli İzin Süreleri
Kıdeme göre 1 yıl 5 yıl arası hizmeti olan çalışanların 14 iş günü , 5 yıl 15 yıl arası kıdemi olanların 20 iş günü , 15 yıldan fazla kıdemi olanların 26 iş günü ücretli izin hakları vardır. Bu süreden daha fazla izin kullandırma tamamen işverenin takdirindedir. İşveren dilerse daha uzun süre ücretli izin kullandırabilir ama bu süreler yasal alt sınır olarak çalışanın hakkıdır.
Ücretli izinlerin ne zaman kullanılacağı işveren tarafından belirlenmektedir fakat genellikle işveren çalışanların memnuniyetini gözeterek işlerin aksamayacağı bir planlama ile izinlerin kullanılmasından memnuniyet duyar.
Ücretli izinlerin dağılımı bir hafta tek parça olarak kullandırılmak şartı ile istendiği biçimde yapılabilir, karşılıklı uzlaşma ile bu hakkın kullanılması karşılıklı memnuniyetin sağlanması açısından önemlidir.
Kullanılmayan yıllık izinler sonraki yıllara devredilebilir , mevzuatta yanlış anlaşılan noktalar olabileceğinden en çok 3 yıllık iznin devir edebileceği düşüncesi ile hareket edilmesi faydalıdır.
İşveren yıllık izni kullandırmak zorundadır, çalışan yıllık iznini kullanmamak ve çalışarak gelir elde etmeyi kendi iradesi ile tercih edebilir, ücretli izin süresinde ücretini almaya devam edeceğinden bu sürede çalışmaya devam ederse yine günlük geliri üzerinden hesaplanarak izin günlerindeki çalışması için maaş ödemesi yapılması zorunludur.
İzin günlerinde çalışmaya çalışan zorlanamaz, kendi iradesi ile çalışmayı talep ettiğini beyan ettiği bir yazılı başvurusu kayda alınarak ve ücreti normal maaş döneminde ek çalışma olarak ödenerek çalışması mevzuat açısından sakıncalı değildir.
Yıllık ücretli izinlerin resmi tatillerde kullandırılması mevzuat açısından sakıncalıdır, resmi tatil günleri zaten ücretli izin günleri olarak kabul edilir ve yıllık ücretli izinin bu günlerde kullandırılması gerçekte bir izin kullandırılmaması olarak yorumlanır ve SGK mevzuatı ve iş hukuğunda resmi tatil günleri ve pazar günleri ücretli yıllık izin olarak değerlendirilmez.
Ücretli izin günlerinde yalnızca çalışma yani emeğin karşılığında alacağı maaşın ödemesi yapılması makuldür, izin günleri için yol ücreti veya yemek ücreti yatırılması beklenmemelidir ve genel olarak bu ödemeler yapılmamaktadır.
Ücretli İzin Başvurusu
Ücretli izin başvurusu için bir yılın beklenmesine gerek yoktur, çalışan ücretli izin dilekçesi düzenleyerek işletme müdüriyetine başvuru yapabilir. Yazılı başvuru yönetimce değerlendirilerek uygun ise kıdem yılı dolduktan sonraki dönemde izin kullanması onaylanabilir.
Ücretli izin kullanımında çalışanın tercihini sunma hakkı vardır fakat izin onayı ve iznin kullanılabileceği tarih ile takdir işletme yönetimindedir.
Ücretli İzin Takibi
Ücretli İzin Takibi çalışan ve işveren tarafından yapılmalıdır, insan hatası , bilgisayar hatası gibi sorunlar olmaması açısından çalışan izinleri konusunda bilinçli olmak ve işveren de takibi yapmalıdır.
Çalışanlar çalışmaları istifa yada işten çıkarılma yada emeklilik ile son bulana kadar her kıdem yılı için ayrı ayrı ücretli izin haklarının tamamını kullanmış olmalıdır. Herhangi bir şekilde görevi son bulduğunda kullanmamış olduğu yıllık izinlerin tamamını kullanmalı veya izin günlerinin ücretleri eksiksiz olarak ödenmelidir.
Yıllık İzin Takip Çizelgesi
Yıllık İzin Takip Çizelgesi yalnızca yıllık izinlerin iç denetimde takibi için düzenlenen bir belgedir, mevzuata göre resmi bir belge değildir.
Genel olarak çalışanların isimleri , varsa sicil numaraları , işe giriş tarihleri , kıdem yıllarının dolduğu tarih, ücretli izin süreleri ve ücretli izin tarihleri bu çizelgede yer alır.
Yıllık İzin Takip Çizelgesi genel olarak her takvim yılı ücretli izin talepleri toplanmadan önce hazırlanır ve izin talepleri tamamlandıktan sonra güncellenir. Daha sonra çalışanlar izinlerine ayrıldıklarında ve döndüklerinde tekrar güncellenerek aktif olarak takip yapılır.
Aşağıda word ve pdf olarak Yıllık İzin Takip Çizelgesi yer almaktadır, word olarak aldığınız dosyayı excel veya diğer hesaplama uygulamanızda düzenleyerek kullanabilirsiniz. Kullanım açısından tablo içerisinde yer aldığı için temel tablolarda word oldukça yeterli de olabilmektedir. Ayrıca ücretsiz düzenleme yazılımları ile de word dosyaları düzenlenebilmektedir.
Tabloyu kendi iş düzeninizde kullanabilmeniz için bir şablon olarak düzenleyerek boş çizelge olarak kaydetmeyi unutmayınız, bundan önce şirket ünvanınızı en üstteki şirket ünvanı olarak belirtilen kısıma yazınız. Güncelleme tarihi tablodaki verilerdeki son değişikliğin yapıldığı tarihtir. Bir çizelge 20 çalışan için düzenlenmiştir daha çok çalışan bulunan işletmelerde daha çok çıktı alarak kullanılabilir, sayfa numaralarını düzenlemeyi unutmayınız.
Kolonlardan soldaki satır alanını personel sicil numarası olarak kullanabilirsiniz , buraya sicil numarası yazabilirsiniz, İsim soyisim çalışanın tam adı olarak kullanılmalıdır.
İşe Giriş tarihi çalışanın işe ilk başladığı tarih olarak dikkate alınmalıdır. Kıdem Yılı tarihi 1 yıldan az çalışanlar için 1. kıdem yılı olarak , 1 yıldan çok çalışanlar için her yıllık kıdemini tamamladığı tarih olarak kullanılabilir. Toplam görev süresi toplam gün veya ay ve gün olarak SGK kaydı ile aynı değer olarak kullanılmalıdır.
Ücretli izin hakkı iş günü olarak belirtilmelidir, Kıdem yılına göre 14 20 yada 26 gün olarak yazılmalıdır. Devreden izin günü bir önceki kıdem yılından kullanılmamış ve devir edilmiş izin günü toplamı olarak yazılmalıdır. 1. izin talebi ve 1. izin iş günü çalışanın izne çıkmak istediği tarih , dönüş yaptığı tarih ve toplam kaç iş günü izinli olacağı biçiminde yazılmalıdır. Aynı şekilde 2. izin talebi ve 2. izin iş günü de izninin 2. kısmı için kullanım bilgileri içerecektir.
Kalan İzin günü sayısı 1. ve 2. izinlerini kullandıktan sonra kalan izin gününü bildirir alandır örneğin bir çalışanın 20 gün izin hakkı olup 6 ve 6 gün izin kullandıktan sonra 8 gün kalan izni buraya not alınmalıdır.
Onay alanı yönetimin izin taleplerini onaylaması durumunda Evet bilgisi olarak kullanılabilir, Kullanıldı bilgisi de çalışan izinlerini tamamladıktan sonra evet olarak güncellenebilir.
Yıllık izin çizelgesinin bir iç denetim belgesi olduğu unutulmamalıdır, çalışanların dilekçe ile izin talebi yapması , izin talebinin onaylandığının yazılı olarak bildirilmesi ve tebliğin yazılı olarak kabul edilmesi , izin kullanımından sonra iznin kullanıldığına dair beyanının alınması ve tüm bunların personel dosyasında saklanması gerekliliğini sizlere hatırlatmak isteriz.
Mali Müşavirinizin bilgisi onayı ve tavsiyesine uygun bir yıllık izin takip çizelgesi , formları , dilekçeleri ve bildirimleri kullanmanız gerektiğini ve SGK ya usulünce yıllık izin bildirimlerinin yapılması gerektiğini unutmayınız. Tüm maliye ve Sosyal Güvenlik konularında Mali Müşavir bilgisi denetimi ve onayı ile hareket etmeniz gerektiğini ve mevzuata uygun hareket etmenizin işletmenizin sorumluluğunda olduğunu hatırlatırız.