Büyük özel şirketlerde ve kamu kurumlarında genellikle bir satınalma birimi bulunur ve diğer birimler malzeme ve hizmet alımı ihtiyaçlarını bu birimlere satın alma talebi dilekçesi sunarak işleme koyarlar. Satınalma talepleri anlaşmalı tedarikçiler veya piyasa incelemeleri yapılarak şirket menfaati gözetilerek karşılanır ve tedarik yapılarak ilgili birimin ürün yada hizmet ihtiyacı karşılanır.
Satınalma Birimi Görevleri
genel olarak satınalma birimleri şirketlerin veya kurumların dışarıdan temin yoluyla tedarik ettikleri malları veya hizmetleri araştırmak bulmak ve temin etmek ile görevlidir. Kendilerine sunulan satın alma talebi dilekçeleri veya satın alma talebi formları ile diğer birimlerin yaptığı istekleri sürekli alım yaptıkları tedarikçilerden direkt temin yoluna gidebilirler veya piyasa araştırması yaparak görevli oldukları kurumun lehine tutar ve ödeme vadesini tespit ederek satın alma işlemini gerçekleştirirler.
Kurumsal belge yönetimi
Birçok büyük kurumsal özel şirket belge yönetim sistemleri kullanmaktadır Bu sayede bütün şirket süreçlerine belirli standartlar getirmiştir ve bu süreçler bu standartlara uygun belgeler ile yönetilmektedir.
Belge yönetim sistemi kullanan şirketlerde daha önceden hazır tasarlanmış olan formlar varsa bunlar kullanılır. Eğer yoksa yeni gelişen ihtiyacı uygun formlar ve dilekçeler belge yönetim sisteminin sorumlusu olan yönetici veya bilgi işlemden talep edilerek yeni sürece uygun iş akışlarının planlanması yerinde olur.
Bu sebeple kurumsal bilgi ve belge yönetimi sistemi ya da kurumsal kaynak planlama yönetimi sistemi bulunan işletmelerde Dilekçe ile müracaat veya veya elle yazılarak oluşturulan talep formları yönetime danışılarak yürürlüğe koyulmalıdır.
Satınalma Talebi Dilekçesi Nasıl Yazılır
Satınalma talep formu Türkçe veya görevli olunan kurumun kabul ettiği dillerden biri ile yazılabilir Türkçe yazılacak dilekçeler Türk dili ve dilbilgisi kurallarına ve dilekçe yazım kurallarına uymalıdır dilekçe yazımı ile ilgili Dilekçe nasıl yazılır başlıklı yazımızı inceleyerek genel bilgilere sahip olabilirsiniz
Satın alma talebi dilekçesi şirketin satınalma birimi Müdürlüğü’ne veya kurumsal olarak satın alma biriminin ünvanı ne ise o ünvana yazılmalıdır Biz örnek dilekçemiz de satınalma Müdürlüğü olarak alacağız. Siz kendi görevli olduğunuz şirketin kurumsal yapısına göre satın alma yönetimini hangi makam gerçekleştiriyor ise o makamın ünvanına hitaben dilekçe yazmalısınız.
Satınalma talebi formu veya dilekçesinde satınalmanın hangi birimin hangi ihtiyacı için yapıldığı, ürün yada hizmetin ne zaman gerekli olacağı yani en son temin zamanı , önerilecek marka model veya teknik bilgi varsa bunların sunulması , piyasa araştırması yapılmışsa alternatif ürünlerin de sunulması Satınalma biriminin işini kolaylaştıracak ve doğru ürün ve hizmetin teminini sağlayabilecektir.
Ürün detaylarının doğru anlaşılabilmesi için bir tablo yapısında teknik detaylar varsa bunların anlaşılır biçimde belirtilmesi yerinde olacaktır. Ayrıca miktarların da belirtilmesi çok adet gerekli olabilecek durumlarda faydalı olabilecektir.
Dilekçenin imza kısmında düzenleyen ve onaylayan olarak iki imzacının bulunması genel olarak kurumsal şirketlerde anlamlıdır. Genellikle birim müdürleri satınalma taleplerini kontrol ederek onaylayarak satınalmaya iletilmesini yerinde bulmaktadırlar.
Satınalma Talebi Dilekçesi
Aşağıda sunacağımız Satınalma talebi dilekçe örneği bir şirketteki bilgi işlem biriminin ihtiyaç duyduğu dizüstü bilgisayarlar , ve bilgisayar donanımları için bir satınalma talebi oluşturmaktadır ve satınalma birimine tedarik öncesinde alternatif ürünlerin kendilerine danışılarak seçilmesi gerektiğini hatırlatmaktadır.
Unutmamalıdırki ürün veya hizmet ihtiyacı olan birim ihtiyacını satınalma biriminden çok daha doğru tespit edebilecektir.
Yazımızın sonunda Satınalma talebi formu word ve pdf dosya türleri olarak sizin ile paylaşılacaktır.
....................................................... Anonim Şirketi (ŞİRKET ÜNVANI)
Satınalma Müdürlüğüne
Dilekçe Konusu : Bilgi İşlem İhtiyaçları için ürün satınalma talebimizin sunulmasından ibarettir.
Şirket personel ihtiyaçları için dizüstü bilgisayarlar , bilişim sistemlerimizde kullanılan bilgisayarlar için donanım ürünleri ve kurumsal baskı ihtiyaçlarımız için yazıcı ihtiyaçlarımız bulunmaktadır. Belirttiğimiz donanım özellikleri veya eşdeğeri alternatiflerinin araştırılarak satınalma yolu ile temin edilmesi gerekmektedir. Belirlenecek ürünlerin sipariş edilmesi öncesi tarafımızdan teyit alınmasını rica ederiz.
Ürün Tanımı
Miktarı
Son Teslim Tarihi
Notlar
I7 10. Nesil – 32 Gb Ram – 512 SSD – Win10 – 15.6 Ekran boyutlu Dizüstü Bilgisayar
2 Adet
01/06/20
Grafik Tasarım Birimi İhtiyaçları
I3 I5 7-10. Nesil Ultrabook – Dokunmatik Ekranlı – 12,5-13,3 Ekran boyutlu Ultrabook Türü Dizüstü Bilgisayar
1 Adet
01/06/20
Pazarlama Birimi İhtiyaçları
32” LED Tv 3 HDMI Full Hd Siyah Renk
1 Adet
01/06/20
3. Kat Toplantı Odası İhtiyacı
A4 Network Wifi Siyah Beyaz Lazer Yazıcı
1 Adet
01/06/20
Muhasebe Birimi İhtiyacı
240 Gb Sata3 2,5” SSD Katı Hal Sabit Sürücü
5 Adet
01/06/20
Bilgi İşlem İhtiyacı
Klavye USB Siyah
5 Adet
01/06/20
Bilgi İşlem İhtiyacı
16 Gb DDR4 3200 Mhz PC Ram Bellek
2 Adet
01/06/20
Bilgi İşlem İhtiyacı
19v 4.74A 5.5-2.5 Uç Laptop DC Adaptör
2 Adet
01/06/20
Bilgi İşlem İhtiyacı
Konu ile ilgili sorularınız için Bilgi İşlem Müdürlüğü , Sayın .................................... ile iletişime geçebileceğini bilgilerinize sunarız.
Gereğini saygılarımız ile arz ederiz.
Talep Yapan : Onaylayan :
İsim Soyisim : İsim Soyisim :
İmza : İmza : PWC Türkiye Tarafından yapılmış kapsamlı bir satınalma araştırması 2020 yılında tamamlanmıştır. Son derece önemli bilgiler içeren bu araştırmaya erişebileceğiniz adres https://www.pwc.com.tr/yeni-nesil-satinalma-arastirmasi-2020
Satınalma Profesyonelleri ve Yöneticileri Derneği Kurumsal Web Sitesi : https://www.tusayder.org/