Salon Tahsis Nedir? Etkinlik Alanı Kullanımı Nedir?
Üniversite mekânları ve kültür merkezi amaçlı salonlarının; akademisyenler, öğrenci kulüpleri ve özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlar tarafından toplantı, konser, fuar, sergi ve benzeri organizasyonlar amacıyla kullanılmasına salon tahsisi ve ya etkinlik alanı kullanımı denir.
Kongre ve Toplantı Mekânları Kullanım Yönergesi Genel Hükümler
Üniversite mekânları ve kültür merkezi amaçlı salonlarının belirli organizasyonlar amacıyla kullanılması, birçok üniversiteye göre aşağıdaki Yönerge hükümlerine göre yürütülür:
MADDE 2– (1) Adı geçen kullanıcılar arasında olan akademisyenler ve öğrenci kulüpleri, çalışmalarını yasalarla tanımlı mesai saatleri içerisinde yaparlar. Fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu ve konservatuar gibi akademik birimlerde akademisyenler ve öğrenci kulüpleri tarafından yapılacak etkinliklerde dekanlık veya müdürlüklerden idari izin alınmalıdır.
MADDE 3– (1) Özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlardan, yasalarla tanımlı mesai saatleri içinde yapacakları etkinliklerde, mekânda görevli teknisyenler, temizlik elemanları, klima görevlisi, idari memur gibi personel için herhangi bir ek ödeme alınmaz. Ancak yasal tanımlı mesai dışında yapılacak veya mesai dışına da sarkacak etkinliklerde görevlendirilecek KTÜ personeli için aşağıda tanımlı ek ücretleri de alınır.
MADDE 4– (1) Etkinlik için kendilerine tahsis edilen mekânları kullananlar, mekân yöneticilerinin koydukları kurallara uymak zorundadırlar. (2) İlave güvenlik elemanı gerektiren konser ve benzeri etkinliklerde ilave güvenlik elemanları, etkinliği düzenleyen özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlara karşılanır. Bu güvenlik elemanları, KTÜ personeli ile koordineli çalışmak zorundadır.
Salon Tahsis Şartları
1) Salon tahsis talebi için Üniversitemiz birimleri ve kamu kurum veya kuruluşları resmi yazı ve ekinde Salon Talep Formu ile, özel firma/kurum/kuruluşlar ve şahıslar ise dilekçe ve ekinde Salon Talep Formu ile Kafkas Üniversitesi Rektörlüğü Yazı İşleri Birimine posta yolu ile veya şahsen başvurması gerekmektedir. Tahsis bedeli Kafkas Üniversitesi’nin Ziraat Bankası Kars Şubesinde bulunan TR65 000 10001 4726 1585 86 5012 nolu hesabına etkinlik tarihinden en az 10 (On) iş günü öncesine kadar yatırılıp, dekontunun Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığının (0474) 225 11 85 nolu fax numarasına gönderildiği takdirde tahsis işlemi yapılacaktır.
2) Salon tahsisinde öncelik öğrenci ve kurum içi etkinliklere verilmektedir.
3) Salon tahsisi için verilen dilekçelerde iletişim için adres, telefon, ad ve soyad belirtilecektir.
4) Salon tahsisi için etkinlik gününden en fazla 30 (Turne vb. organizasyonlarda Rektörlüğün uygun görüşü ile 60 güne kadar uzatılabilir), en az 10 gün öncesinden dilekçe kabul edilecektir.
5) Salon tahsis için kişi ve diğer kurum talepleri Rektörlük makamınca uygun bulunursa kabul edilecektir.
6) Etkinliğin konusu ve amacı ayrıntılı bir şekilde belirtilmeli veya ek olarak formun ekine ilave edilmelidir.
7) Salon tahsis ücreti yatırılıp kesin tahsis yapılmadığı sürece ilimizde ve sosyal medyada afiş ve tanıtım çalışmaları yapılmamalıdır.
8) Kongre ve Kültür Merkezlerinde yapılacak etkinliğin mesai saatleri haricinde yapılmak istenmesi halinde tahsis talebi bulunanlardan görevli 2 (iki) salon personeli için ayrıca 100,00 TL ücret alınır.
9) Kongre ve Kültür Merkezlerimiz birimlerimizin yaptığı ve Rektörlük Makamınca uygun görülen etkinlikler ücretsiz tahsil edilecektir. Diğer Şahıs ve Kurum taleplerinde 750 TL. Salon Ücreti Talep edilecektir.
10) Bu formu imzalayan Kurum/Şirket/Birim Yetkilisi bu maddeleri okuduğunu, anladığını Kabul ettiğini beyan eder. Her türlü doğacak hukuki sorumluluk kendisine aittir.
Salon Tahsisi Dilekçe Örneği:
SALON TAHSİSİ BAŞVURU FORMU
Etkinliğin Adı:
Etkinliğin Tarihi:
Etkinliğe Katılan Kişi Sayısı:
Başlangıç Saati:
Bitiş Saati:
Etkinliği Düzenleyen Kurum ve Sorumlu Kişi:
İletişim Bilgileri;
Tel :
GSM :
e-posta:
Talep Edilen Salon
1) ....... Konferans Salonu
2) ....... Etkinlik Alanı
Fakültesi / Enstitüsü / Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne
Yukarıda bilgileri belirtilen panel/konferans/ semineri gerçekleştirilmek üzere talep edilen salonunun tahsisi hususunda gereğini arz ederim.
Ad Soyad
Unvan
İmza
EKLER
1) Etkinlik Programı
2) Özgeçmiş (Konuşmacılara ait)
3) Katılımcı Listesi (varsa)
Not: Kimi üniversiteler başvuru formunu direkt kendileri vermektedir. Bu durumda üniversite ile irtibat kurmanız zaman kaybının önüne geçecektir.
Yararlanılan Kaynaklar:
- KTÜ, Kongre ve Toplantı Mekânları Kullanım Yönergesi. (Erişim tarihi: 04.03.2021) https://kms.kaysis.gov.tr/Home/Goster/63610?AspxAutoDetectCookieSupport=1
- Kafkas Üniversitesi, Kongre Kültür Merkezi Salon Talep Formu. (Erişim tarihi: 04.03.2021) https://www.kafkas.edu.tr/skdb/TR/sayfa5977
- Akdeniz Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu, Salon Tahsisi Formu.