Masraf Formu Örneği genellikle kurumsal şirketlerde çalışanların şirket işleri ile ilgili yaptıkları masrafların düzenli takibi için kullanılan masraf formu örneği dir. Masraf kelime anlamı ile harcama yada gider anlamına gelmektedir, buradaki masraf tanımı şirket için yada şirketin herhangi bir işi için yapılan harcama yada gideri kastetmektedir.
Buradaki masrafı ticari mal alımı ile karıştırmamak gerekmektedir , Şirketler mal yada hizmet satışı yaparak gelir elde etmeye çalışan müesseselerdir, aynı zamanda tüm şirketler ticari işlerinde gelir elde etmek için mal alımı yaparak bu alınan emtiaları daha yüksek fiyatlara satarak gelir elde edebildikleri gibi hizmet alımı yaparak bu hizmetleri gelir elde edecekleri başka modeller ile birleştirerek gelir elde etmeye gayret ederler. Yani ticari işletmeler kar elde etmek için kurulmuş tüzel kişiliklerdir.
Örneğin bir müteahitlik şirketi bir arsa satınalıp bu arsa üzerinde inşaat yapıp üzerindeki bağımsız bölümleri tüketicilere satarlar, fakat bu inşaat süresince belki 20 farklı şirketten mal alımı , 30 farklı işletmeden hizmet alımı yaptıkları gibi belki 10 farklı kamu kurumuna ruhsat izin harç vb birçok ödeme yapabilirler, fakat inşaat bittiğinde her bir tapu alıcısına bir tane fatura keserek bir gayrımenkul satışı yapmış olurlar.
Büyük bir inşaatın başından sonuna yapılacak mal ve hizmet alımlarının listesi yapılsa en az 100 farklı belge ve alım gerçekleşir ve tüm bu masrafları maliyet olarak değerlendirilir ve işletmenin karı ile bir tane belge ile satış gerçekleşir. Burada giderlerin her biri bir masraf olarak da düşünülebilir. Fakat burada şirketin masraf tanımlaması hayati önem taşır.
Çoğu şirket mal alımlarını genellikle masraf olarak kabul etmez çünki bu mal alımları genellikle imalat girdisidir veya alım yapılan mallar ticari stoklara dahil edilir ve satış ile stoklardan satılırlar. Ayrıca bir masraf tanımlaması yapılması ek bir süreç yaratır ve gerekli görülmez.
Genel Türk Ticaret Kültüründe masraf bir hizmet harcamasını veya bir gideri tanımlamak için kullanılır ve Masraf formu da bu giderlerin yani harcamaların kurum bünyesinde takip edilebilmesi için kullanılan iç denetim ve yönetim formları arasında yer alırlar.
Masraf Formu Örneği yazımız içerisinde metin , word ve pdf dosya türlerinde paylaşılmıştır ve indirilebilir durumdadır.
Masraf Formu Nedir ?
Masraf formu kurum bünyesinde yapılmış yada yapılacak olan bir giderin yani harcamanın takibi için düzenlenen bir formdur. Genel olarak masraflar harcama yani gider yapılırken netleştiğinden ve dinamik olarak çok çeşitli masraflar yapılabildiğinden masraflar harcama yapıldıktan sonra masraf formları düzenlenmektedir. Hayatın olarak akışı da bunu gerektirir.
Örneğin müşteri ziyaretleri yapmak için istanbuldaki şirket adresinden otomobil ile bir haftalık akdeniz bölgesi müşteri ziyaretleri yapacak bir pazarlama yetkilisi yalnızca masrafları ile ilgili eğitilmiş bir tahminde bulunabilir ama ziyaretlerini yapıp şirkete döndüğünde yapmış olabileceği toplam masraflar ancak netleşmiş olur.
Çünki belirli masraflar net olarak belli olabilirken , belirli masraflar zamana göre değişken ve tahmin edilemez masraflardır.
Masraf Formu neden düzenlenir ?
Masraf formu genellikle hizmet alımı giderlerinin yani harcamalarının kurum içerisinde takip edilebilmesi ve raporlanabilmesi için düzenlenen iç denetim belgeleri olarak karşımıza gelir.
Masraf formu düzenlenmediği durumda yapılan masrafların takip edilebilmesi çok kolay olmamaktadır, Örneğin bir taksi fişinin üzerinde araç plakası ve ulaşım giderini gösterir tutar ve tarih bulunur , basit bir hizmet faturasıdır. Bu taksi ulaşımı kim tarafından ne maksatla ne zaman yapılmıştır ve bu bedeli kim hangi kaynaktan ödemiştir ve bu masraf finans muhasebe yada proje birimi tarafından hangi masraf kalemi içerisinde muhasebeleşecek yada maliyetlendirilecektir bunun takip edilmesi yalnızca o gider faturası ile mümkün değildir, bu sebeple masraf formunun kullanılması akıllıcadır.
Perakendecilik dışında kalan tüm ticari işletmelerin sektör ve büyüklüklerine göre çok çeşitli masrafları olur ve bu masrafların takip edilmesi ancak bir sistem ve method ile mümkündür.
Masraf Formunun muhasebeleşmesi nasıl olur ?
Masraf formları matbu evrak yani resmi belge değildir, yani maliye tarafından kabul edilen bir gider değildir. Fatura yada gider pusulası gibi muhasebeleşme işlemi yoktur, muhasebe resmi defterlerinde yer almaz bu sebeple yalnızca iç denetim için kullanılan belgelerdir. Maliye açısından hiçbir açıdan anlamı yoktur.
Fakat muhasebe denetimi , maliye denetimi , bağımsız denetim ve benzeri denetlemelerde Masraf Formları belge statüsünde değerlendirilir ve her zaman için masraf formları bir resmi ödeme işlemine karşılık geliyorsa yada birden çok ticari işleme karşılık geliyorsa bu belgelerin muhasebeleşmesi şarttır.
Örneğin bir çalışan bir masraf formu içerisinde otel , ulaşım , yemek , yakıt gibi giderler yaptı ise masraf formu iç denetim ve raporlama için anlamlı iken ilgili otel konaklama gideri faturası , ulaşım giderleri yani otoyol köprü feribot vb giderlerine ilişkin belgeler, yemek ve yakıt fişleri ayrı ayrı birer muhasebe belgesi olarak muhasebeleştirilirler.
Masraf Formu nasıl hazırlanır ?
Masraf Formu genel olarak bilgisayarda hazırlanır ve çalışanların elle yani kalemle doldurabileceği yada bilgisayarda düzenleyebileceği belgeler olarak düzenlenir.
Tablo yada belge yapısında hazırlandıkları gibi pdf gibi dosyalar olarak da hazırlanması mümkündür.
Masraf formu hazırlanırken ilk önce ilgili kurumun masraf türleri ve nasıl denetleneceği ve raporlanacağı tüm faaliyet birimleri ve işletme yönetimi görüşü ile toparlanır ve anlamlı tüm bilgilerin bulunacağı bir yapıda hazırlanır. Çalışanların kolay anlayacağı doldururken vakit harcamayacağı yeterli ve önemli bilgileri taşıyacak bir belge olarak hazırlanması kullanım kolaylığı açısından önemlidir.
Her şirketin kendi kurum kültürü vardır ve hazır bir masraf formu çoğu şirketin işini görebilir fakat şirketin kendi iş alışkanlıklarına uygun bir masraf formu bulunması işlerin düzenli yürüyebilmesi açısından önemlidir. Büyük , kurumsallaşmış ve giderlerini düzenli takip etmeye gayret eden tüm işletmelerin iyi planlanmış bir masraf formu bulunması şarttır.
Masraf Formu Örneği
Aşağıda paylaşmış olacağımız masraf formu toplam 10 farklı masrafın bir form içerisinde sunulabileceği varsayımı ile hazırlanmıştır ve çok daha fazla kalem masrafı olan bir çalışan birkaç tane formu birlikte düzenleyerek çok sayıda masrafını bir belge olarak düzenleyebilir.
Birçok şirket sürekli masraf formu , masraf avansı , masraf ödemesi vb işlemleri belirli bir plan dahilinde yapmak için belirli bir düzen oluşturur ve bu düzene uygun bir masraf formu yapısı oluşturmaları gereklidir.
Paylaşacağımız Masraf Formu Örneği bu sebeple masraf avansı da olabileceği varsayımı ile düzenlenmiştir, masraf avansı uygulaması yoksa yani çalışan masrafları kendi karşılıyor ve sonradan şirketten tahsil ediyorsa masraf avansı sıfır olarak kullanılabilir.
Aşağıda metin olarak paylaşılan masraf formu sayfa yapısında düzgün görüntülenememektedir. Masraf Formu Örneği içerisinde yer alan alanların temel kullanım tavsiyesi aşağıda bilginize sunulmuştur;
Öncelikle Başlıkta yer verilmekte olan başığı şirket ünvanınıza göre düzenleyiniz. İsim Soyisim departman ve görev masraf formunu düzenleyen kişiye ait bilgilerdir, Tarih formun düzenlendiği tarihtir, Masraf avansı çalışana masraflar için kasadan yapılmış olan ödeme avansını ifade etmektedir. Masraf tanımı masrafın ne konuda yapıldığını ifade eder, örneğin ……………. tarihleri arasındaki müşteri ziyareti giderleri vb bir ifade masrafların hangi başlıkta yapıldığının anlaşılmasını sağlamaktadır. Yine açıklamalar kısmı da listelenen masrafları izah etme konusunda kullanılabilecek bir bilgi alanıdır.
Daha sonraki kısım masrafların kalem kalem listelendiği tablodur, masrafın tarihi , açıklaması ve tutarının yazılması kabaca tüm şirketler için yeterlidir, ek bilgiler için kolon sayısını düzenlemeniz mümkündür.
Masraf olmayan satırlar boş bırakılmalıdır, daha sonra formu düzenleyen , varsa onaylayan ve işlemleri yapılan kişiler tarafından imzalanarak finans muhasebe idari işler hakediş vb gibi masrafların takibini yapan birim tarafından işlenmektedir. En sonraki kısım da bilgi sistemi kaydı , gerekli fiş fatura vb belgelerin eksiksiz alındığını ve kalan bakiyenin ödendiğinin takibi için kullanılabilir ek bilgi alanlarıdır.
(ŞİRKET ÜNVANI) Masraf Formu Sayfa : 1 / 1
İsim Soyisim
Tarih
Departman
Masraf Form Numarası
Görev
Masraf Avansı
Masraf Tanımı
Açıklamalar
#
TARİH
AÇIKLAMA
TUTAR
1
2
------
------
0,00 TL
3
------
------
0,00 TL
4
------
------
0,00 TL
5
------
------
0,00 TL
6
Önceki Sayfa Toplamı
0,00 TL
Sayfa Toplamı
Masraf Avansı
Kalan Bakiye
Masraf Formun Düzenleyen Onaylayan .................... ....................
İsim Soyisim : İsim Soyisim İsim Soyisim İsim Soyisim
Bilgi Sistemi Kaydı
Tarih
Belge No:
Kalan Bakiye Ödemesi
Tarih
Belge No:
Fiş / Faturalar Teslim Alındı
Evet
Hayır
Notlar