Evrak ve Arşiv İşlemleri İçin Gerekli Prosedürler Nelerdir?
Gelen Evrak: Kamu kurum ve kuruluşları ile tüzel kişilerden gelen yazılı belge ve dokümanlar;
1) Kurum ve kuruluşlardan elden teslim edilen yazılar zimmet fişi imzalanır.
2) Posta ile gelenler üst yazı arkası kurum kaşesi ile damgalanır.
3) Şahıslardan tarfından elden teslim edilen yazılar evrak takip tarih ve sayısı verilerek teslim alınır. Gizli/Özel işaretli zarflar, açılmadan kayıt edilerek kurum müdürüne teslim edilir.
Kayıtlar sene başından itibaren sene sonuna kadar numeratik sıralamayla yapılır.
Yanlış gelen evraklar kayda alındıktan sonra bir üst yazı ile ilgilisine posta kanalı ile gönderilir.
Bilgisayar ortamında kaydedilen evrak geldiği yer-konusu-numarası-tarihi ile varsa eki işlendikten sonra ilgili şube amirlerine havalesi yapılarak bilgisayar çıktısı imzası karşılığı verilir.
Giden Evrak: Birim veya şubelerden gönderilmek üzere üretilmiş olan evraklar üzerine numara tarih verildikten sonra özelliğine ve gizlilik derecesine göre tasnif edilir.
Cevap yazılar üç nüsha düzenlenir. Bir nüshası varsa ekleri eklenerek ilgili kurum veya şahsa, diğer nüshası yine ekleri eklenerek ilgili birim veya kurum arşivindeki dosyasına son sureti ise pres olarak evrak kayıt bürosunda muhafaza edilir.
Üretilen evrak ve yazılar; Posta yapılacaksa zarf üzerine gideceği adres yazılarak PTT aracılığıyla kurum ve kuruluşlara gönderilecekse zimmet defterine işlenerek elden imza karşılığı Müdürlük içi görevlendirme yazıları zimmet defterine işlenerek imza karşılığı, dağıtımları yapılır.
APS yapılan evraklarda 3 suret alındı belgesi doldurulur.1 nüshası zarfta,1 nüshası PTT de 1 nüshası da müdürlüğümüzde kalır. RİT olarak giden evrak ise haber alma kartının ön yüzüne müdürlük kaşesi, arka kısmına gideceği yer yazılarak PTT de barkod yapıştırılıp 2 suret posta gönderisi izlenim formu doldurularak ücretini belirtmek suretiyle PTT müdürlüğüne verilir.
Her takvim yılı sonunda ”gelen-giden” evrakların bilgisayar CD çıktıları, posta gönderileri dosyalanarak saklanır.
Dosya Arşiv Hizmetleri: Genel evrak bürosunda bordro üzerine işlenmiş giden evraklar dosya numarası bordro üzerine kaydedilerek geri iade edilir.
Büromuzda kalan evraklar dosya numaralarına göre dosya fihristine kaydı yapılarak arşivde saklanır.
Birimlerin elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl; kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşivden herhangi bir belge veya dosya talep edildiğinde evrak/dosya isteme fişi doldurularak teslim edilir. Arşive geri getirildiğinde zimmet fişi iade edilir. Arşiv hizmetleri faaliyet raporu müteakip takvim yılının ocak ayında bakanlığa sunulmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilir.
Ayıklama ve İmha İşlemleri: Kurum Arşivinde yapılacak imha işlemleri için, Müdürlük makamından onay alınır. Alınan onay doğrultusunda, kurum arşivinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek en az iki temsilciden oluşan beş kişilik kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu kurulur. Ayıklama ve İmha komisyonları her yılın mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyon tarafından kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeler ile ayıklaması o yıla devredilmiş malzemeler ayıklamaya tabi tutulur. Komisyon yetki ve sorumlulukları dahilinde imha edilecek ve ayıklanacak malzemelerin özellikleri belirlenerek ayıklama-imha işlemine başlanır. Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. Daha sonra imha listeleri düzenlenir. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri Valilik Makamının uygun görüşü alındıktan sonra düzenlenecek imha tutanağı ekinde kesinlik kazanır. İmha edilecek malzemeler müdürlüğümüz tarafında Başbakanlık Ergazi Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Ünitesi’ne teslim edilmektedir. İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler denetime hazır vaziyette on yıl sure ile saklanır.
Arşiv Evrak Talep Formu Nasıl Yazılır?
Dosya numarısı belli olan arşiv evrakları için talepte bulunulabilir. Talepte bulunmak istediğiniz arşiv dosyası için aşağıdaki dilekçe örneğini ister el yazınızla ister word/pdf formatında indirip doldurunuz. Doldurduğunuz dilekçeyi İcra Müdürlüğüne teslim ediniz.
Arşiv Evrak Talebi Dilekçe Örneği:
ANKARA .... İCRA MÜDÜRLÜĞÜ
DOSYA NO:
Yukarıda numarasını vermiş olduğumuz dosyada işlem yapılacağından dosyanın arşivden çıkarılmasını talep ederim.
Tarih
Ad Soyad
İmza
Adres:
Cep Tel:
Yararlanılan Kaynaklar:
- T.C. Çevre ve Şehircilik Bakanlığı. Evrak ve Arşiv İşlemleri İşlemi.